Les bonnes pratiques de la prise de références de +50 entreprises

Marouane Ouadah
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À quoi ça sert ?

Le process de recrutement se base principalement sur l’entretien qui est une relation d’humain à humain. Par nature il est subjectif donc biaisé et imparfait, et est rendu encore plus difficile avec le recrutement en remote !

Tandis que le candidat joue un rôle pour correspondre au poste recherché, le recruteur.euse se base sur son expérience et ses ressentis pour prendre une décision.

La prise de référence à un double intérêt:

  • Elle permet de récolter des informations auprès des personnes (managers /collaborateurs.ices) qui ont collaboré en situation de travail avec le talent et qui auront donc un avis sur sa manière de travailler. Il faut la considérer comme une source supplémentaire d’information à exploiter pour prendre sa décision.
  • Elle permet de faciliter l’intégration du candidat en ayant des conseils actionnables de la part d’un de ses managers.

Bonnes pratiques sur la mise en place de la prise de référence pour éviter les biais

A quel moment demander les informations sur les références aux candidats ?

En France, la pratique de la prise de référence est encadrée par le Code du travail.

Les référents ne peuvent être contactés sans que le candidat n'ait donné expressément les coordonnées des référents ainsi que son accord express.

Notre conseil : bien prévenir le candidat dès le début du processus de recrutement de quand interviendra l’étape de la prise de références dans le processus et lui préciser que cela sera demandé à tous les autres candidats, sans distinction.

Idéalement, demander les informations sur les référents auprès du candidat dès le début du process. Vous pourrez ensuite les contacter dès que vous en aurez besoin.

💡Le saviez-vous ?
Il faut en moyenne 72h pour récolter ces informations :

Le candidat va réfléchir aux référents qu’il.elle peut vous communiquer, vérifier leurs coordonnées, souvent les prévenir que l’entreprise avec laquelle il est en process va les contacter, vous allez les contacter, attendre la réponse des référents sur leurs disponibilités, communiquer les informations etc...)

🚴‍♂️ A quelle étape du process contacter les référents ?

De nombreuses entreprises contactent les références en fin de processus, c’est-à-dire juste avant d’envoyer une offre à un candidat.

Cette pratique a un intérêt limité dans le cas où l’entreprise cherchera généralement à confirmer l’idée qu’elle a pu se faire du candidat. Elle ne sera donc pas en mesure de capitaliser pleinement sur les informations récoltées.

Suite aux pratiques observées par nos clients chez Refty, nous conseillons de contacter les référents une fois que les compétences professionnelles (hard skills) du candidat ont été validées.

Les informations ainsi recueillies ont beaucoup plus de valeurs pour être mises en avant lors des entretiens qui suivront.

👮‍♀️ Combien de références ? Auprès de qui ?

Idéalement 3 personnes.

2 anciens managers + 1 pair (un ancien collègue du talent). De préférence, issus d’au moins 2 expériences différentes.

Plus il y a d’avis, plus vous vous assurez de rejoindre les informations de manière objective et donc de déterminer les tendances qui représentent la personnalité du candidat.

💌 Quel canal utiliser avec les référents ?(téléphone, e-mail…)

  • Téléphone

Avantage :

Permet d’appuyer sur tous points d’alertes relevés pendant les entretiens.

Inconvénient :

Accroît la subjectivité : prend du temps, dépend de la personne qui effectue la prise de ref de la personne en face. Soit le référent est enclin pour y répondre car il percevra la prise de références comme une manière de partager son retour d'expérience, soit à l’inverse il percevra cela comme une contrainte et voudra en finir au plus vite.

  • L’e-mail

Avantage :

Rapide, synthèse simple à effectuer.

Inconvénients :

Si des questions ouvertes sont posées : la majorité d'entre elles ne seront pas complétés (syndrome de la feuille blanche), ou les informations seront trèsgénérales.les réponses textuelles peuvent être interprétables de plusieurs manières différentes et la synthèse qui en découle peut ne pas refléter l’opinion du référent.

  • Refty

De loin le moyen le plus efficace et pertinent qui permet de collecter en quelques clics les informations sur les référents du talent. Un rapport 360 sur la personnalité du candidat est édité en quelques heures. 😎Les questions sont aussi standardisées que les réponses, ce qui permet :

  • D’avoir une structure de questions/réponses homogène
  • D’objectiver les informations collectées
  • D'atténuer toute déperdition ou omission de l’information (pertinence et personnalisation des questions)

Les règles à suivre :

• Prévenir en amont et avoir la confirmation écrite du candidat• Ne pas poser de questions discriminantes / personnelles, comme : des informations sur son état de santé, ses préférences sexuelles, son logement, la profession de son conjoint, ses goûts ou encore ses loisirs…

Comment se servir des résultats ? (process recrutement / onboarding)

Ne pas attendre d’être sur le point d’envoyer l’offre pour faire la prise de références. En effet, plus celle-ci est effectuée en amont, plus les éléments recueillis vous serviront pour venir nourrir le processus de recrutement. Par ailleurs, ces infos seront très utiles pour son futur manager lors de l’onboarding du candidat afin de faciliter son intégration, son engagement et son expérience collaborateur. Ces éléments sont d’autant plus importants depuis que la majorité des process et de l'intégration des nouveaux collaborateurs.cies se font à distance.

Les questions à poser :

Les classiques

  • Dans quelles circonstances avez-vous collaboré ? (demander des précisions sur le contexte de l’entreprise, de l’équipe, ainsi que des principales missions sur lesquelles le candidat a travaillé)
  • Quels sont selon vous ses axes d'amélioration ?Cette question n’est pas discriminante. Elle donne des informations à son futur manager et fait remonter des éléments pour faciliter l'intégration du talent.
  • Recruteriez-vous cette personne et pourquoi ?Aborder les questions avec une mise en situation : pour se baser sur des éléments factuels.

Nous avons interrogé + de 60 acteurs pour qu’ils nous partagent les questions qu’ils posent lors de la prise de références, en voici quelques exemples :

Head Acquisition - Meero

Poser des questions aux référents en lien avec le culture fit de la société afin de vérifier si le candidat y répond.

HR MyBestpro

Axer la prise de référence sur les compétences : demander des réalisations/exemples concrets.

HR OpenClassroom

Est-ce qu’il ressort dans les 10% de l’équipe ?

HR People Doc

Pourquoi a-t-il quitté l’entreprise ?

Talent Acquisition - Sendinblue

Qu'est-ce que cette personne va nous apporter ?

Shippeo

Quels sont les points forts, axes d'amélioration, et conseils à donner à son prochain manager ?

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