Parcours candidat chez Prestashop, ou comment recrutent-ils si efficacement ?

Marouane Ouadah
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Étape préliminaire : la personne candidate et arrive dans l’ATS

Il n'y a pas de différence de traitement entre la cooptation, ou la candidature naturelle ou issue de l'approche directe : ils sont tous intégrés à notre ATS afin de garder une trace de tous les candidats potentiels que nous avons contactés.

Cela nous permet également de constituer un vivier de talents que nous pouvons actionner plus tard.

Dès lors qu'une personne candidate, les managers sont notifiés et peuvent regarder les profils et laisser des commentaires.

Cela nous aide beaucoup dans le tri des candidatures.

Ils peuvent également archiver eux-mêmes les profils qui ne sont pas pertinents.

Dans ce dernier cas de figure, je leur demande de nous laisser la main sur les actions parce qu'il est important que chaque personne qui postule ait un retour de notre part même si elle n’a pas atteint la préqualification.

Refus de candidature
Même si cela reste générique, nous envoyons toujours un e-mail pour signifier que leur candidature n’a pas été retenue. Nous ne laissons jamais un candidat sans nouvelle.

Dans cet e-mail de refus nous ne donnons pas de raisons, mais nous laissons la possibilité de répondre s'ils souhaitent accéder à des informations supplémentaires.

Dans le cas où nous décidons de débuter le process avec le candidat, nous nous mettons d’accord sur un créneau : avec notre ATS, Lever, nous avons la fonctionnalité Easy Book link, qui permet de paramétrer nos calendriers et le candidat choisit le créneau qui lui convient (comme Calendly).

Cela évite les allers-retours chronophages pour se caler un moment pour échanger et donc améliore notre time-to ire.

1ère étape du process : La pré-qualification

La pré-qualification est faite par le recruteur en charge du poste. Cette étape dure en moyenne une demi-heure mais peut être plus longue s’il s’agit de postes avec plus d'expériences comme les managers ou les VP.

Durant la pré-qualification, nous allons chercher des points impondérables, c’est-à-dire “pratico-pratique”.

  • Localisation : même si maintenant nous sommes ouverts au remote pour pratiquement tous les postes,
  • Valeurs du candidat alignés avec notre culture d’entreprise,
  • disponibilité,
  • Rémunération,
  • Connaissance de Prestashop (s’est-il renseigné sur nous).

Il y a également certaines soft skills qu’il faut prendre en compte dès ce premier entretien : comment le candidat se présente, ce qu’il a envie de faire.

Nous donnons également des informations sur Prestashop de manière globale, l’équipe, le poste et ses challenges.

Nous sommes très transparents sur les challenges du poste afin de tester la motivation du candidat.

Si je suis absolument convaincue de faire passer cette personne à l’étape d’après je positionne directement un entretien entre le manager et le candidat avant même la fin de l'échange. 

Ayant l’agenda du manager sous les yeux, le candidat peut me donner directement ses disponibilités. Cela évitera plusieurs allers-retours et nous fera gagner du temps.

Si j’ai quelques hésitations, je débrieferai avec le manager et prendrais les disponibilités du candidat a posteriori pour organiser un échange.

2ème étape : l’entretien avec le hiring manager

L’échange avec le hiring manager dure environ 1h.

Des scorecards sont conçues pour chaque poste et vont être utilisées par les managers lors de leurs entretiens.

C’est une étape assez classique : le manager s'appuiera sur cette scorecard avec les différents points à évaluer, la partie “fit humain” en faisant partie.

Le hiring manager donnera davantage de détails opérationnels sur le job, ses attentes, et répondra aux éventuelles questions du candidat.

3ème étape: l’étude de cas/ le test technique

Cette étape prend la forme d'un test technique pour les développeurs, ou une étude de cas pour tous les autres profils.

L'étude de cas se fera soit en direct (ex : une mise en situation pour les équipes commerciales) ,

Soit c’est à faire chez soi mais avec une restitution.

Pour les tests techniques des développeurs il n'y a pas de tests à faire chez soi, les tests sont tous en peer programing.

Cela permet aux développeurs de rencontrer leurs éventuels futurs collègues et surtout au-delà de la qualité du test, cela permet de voir comment le candidate va réagir au test.

Les tests sont alors découpés en 2 parties :

  • Un test d'algorithmique d'une durée d'environ 1h.

Durant cette étape les candidats se retrouvent très souvent en difficulté mais ce qu’on évaluera principalement sera la capacité du candidat à poser des questions, et s' il a le réflexe de s’appuyer sur son collègue pour arriver au résultat final…

  • Un test sur le langage de programmation (php., js. etc..).

Ici, la qualité du code produit sera plus importante que sur l'algorithmique.

Comme chez nous il y a beaucoup de peer-programming et de code review nous souhaitons surtout voir si la personne à l’habitude de travailler en équipe avec d’autres développeurs.

Cela reflète aussi cet aspect open-source qui nous caractérise, qui est plus ou moins présent en fonction des équipes mais qui est dans l’ADN de PrestaShop.

Souvent les candidats apprécient ces tests parce que cela leur permet de rencontrer les équipes, de poser leurs questions - indépendamment du test - sur le quotidien au travail.

Comparativement, de nombreux candidats qui ont l’habitude de faire des tests types QCM, coding game, etc... m'indiquent qu’ils ne trouvent pas cela pertinent car ne reflètera pas leurs réels niveaux technique.

Et pour les autres profils par exemple, que demandez-vous ?

Cela va dépendre du poste / de la seniorité etc…

Pour un poste de Head of que nous cherchions dernièrement nous demandions au candidat d’effectuer un test de 2h chez lui réparti sur 3 exercices.

Il y avait beaucoup d’éléments à fournir, des KPI’s, la mise en place d’un plan de mise en place, etc...

Mais ce que nous évaluons volontairement - l’exercice est beaucoup trop long pour le faire en 2h - c'est la capacité du candidat à prioriser les tâches , sa capacité à respecter une deadline.

Pour les postes alternant il y a également des tests pratiques.

Pour ceux de mon équipe par exemple, ce sont des choses assez simples :

des CV à trier, des réponses à rédiger, et même une petite présentation orale à réaliser sur le thème de leur choix.

Durant cet exercice, je souhaite particulièrement observer comment ils vont se présenter, quelles informations ils vont mettre en avant et leur manière de s'exprimer.

Et quid des profils de l’équipe Produit ?

Dans ce département le recrutement est plus long étant donné que nous sommes sur du Product Management plus que sur du Product Owner.

Il y a donc à évaluer toute la partie réflexion stratégique, et vérifier comment la personne intègre l’expérience utilisateur dans sa réflexion ainsi que la recherche qu’elle va faire pour parvenir à sa décision.

À l’heure actuelle, les candidats ont une semaine, ce qui me paraît beaucoup trop long.

Il y a ensuite une restitution devant le hiring manager et parfois devant d’autres personnes clés car nous travaillons en squad.

Par exemple, dans le cadre du Product Manager, il va y avoir un designer, un développeur, une personne du Revenue afin d’avoir des avis différents mais complémentaires.

Cela permet aussi de voir si la personne pourra bien s’intégrer humainement parlant dans le cadre d’une squad.

En substance en fonction des postes et niveaux de séniorité il existera différents types de formats :

Le format live, le format “devoir à faire chez soi classique” et le format “devoir à faire chez soi plus long", toujours avec la restitution.

La candidature n’est pas retenue après le test technique/ l’étude de cas nous faisons un retour au candidat sous 48h.

Je suis plutôt partisane d’un retour par mail où je vais détailler de ce qui a bloqué.

L’utilisation des scorecard est une mine d’or pour cela car nous avons des points très précis que nous pouvons mettre en avant . Je leur propose ensuite de les appeler s’ils souhaitent davantage de détails, en discuter etc…

Par écrit cela oblige à formuler les choses de manière que soit assez diplomate et puis le candidat peut garder une trace écrite ce qui peut lui servir pour la suite.

Et surtout en fonction des raisons du refus et du candidat, je vais lui proposer de le recommander soit sur RecruitersClub ou sur Komunity.

Cette initiative est hyper appréciée des candidats.

Avec RecruitersClub par exemple, si un candidat trouve un poste, il a la possibilité de nous prévenir, ce qui nous permet de savoir ce qu’il devient par la suite. Si le candidat accepte de s’inscrire sur l’une des ces deux plateformes, ils vont noter leur expérience de recrutement chez nous et cela permet d’avoir du feedback.

4ème étape : l'entretien RH

C’est l'occasion d’avoir le retour des candidats sur tout le processus, les différents entretiens qu’ils ont passés, ce qu’ils en ont compris, éventuellement lever les doutes et répondre à des questions qu’ils n’ont pas pu poser.

Je vais également évaluer certaines choses comme les attentes vis-à-vis du manager, ce qui va pouvoir éventuellement les motiver & démotiver. Le focus se fera principalement sur les types de personnalités pour évaluer comment elles pourront s'intégrer niveau de l’équipe et de la culture d’entreprise.

Sachant que Refty intervient principalement avant cette étape, cela permet de faire remonter des points d’attention à creuser sur les softskills qu’on n’aurait peut-être pas détectés avant.

On va donc pouvoir lever tous ces doutes grâce à Refty.

Nous évoquons également à ce moment le sujet de la rémunération parce que cela peut évoluer entre le début et la fin du processus.

À l’issue de cet échange nous devons être capables d’avoir toutes les informations en main pour prendre la décision de faire une proposition ou pas.

5ème étape : pour les rôles de management

S'il s'agit d'un poste de contributeur individuel (hors manager) nous nous sommes fixé 4 entretiens que j’ai cités précédemment.

Pour les rôles de management il y a souvent les N+2 qui s’intègrent en plus au processus. Ce dernier échange peut se faire à la suite de l’entretien RH.

Lorsque la décision a été prise nous organisons un pot informel avec l’équipe pour que le candidat puisse rencontrer ses futurs collègues.

C’est plutôt une formalité, il n'y a pas d’évaluation mais cela permet au candidat de l'immerger dans l'esprit de Prestashop : visiter les locaux, l’ambiance, les équipes etc..

6ème étape : La proposition d’embauche

Une fois que nous nous sommes mis d’accord avec le candidat, les offres sont validées par notre CEO et notre DAF (Directeur Administratif et Financier) pour qu’ils aient aussi une trace sur le budget, la date d’arrivée etc…

C’est moi qui vais officialiser l’offre au candidat, systématiquement par téléphone.

Je ne lui laisse pas plus de 48h pour se décider - sauf s’il est en process avancé avec de nombreuses entreprises et qu’il a une date précise à donner pour me faire un retour.

Petit tips : j’essaye de ne pas faire de proposition le vendredi parce que le candidat peut éventuellement être influencé par son entourage notamment sur les prétentions salariales (rires.).

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